Văn phòng ảo được hoạt động như một đơn vị kinh doanh với mục đích phục vụ khách hàng, tuy nhiên văn phòng này không cố định và không hữu hình. Phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup là đối tác chiến lược chính của dịch vụ này. Việc sử dụng dịch vụ không những giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí cố định hàng tháng khá lớn mà còn mà vẫn có cho mình địa điểm kinh doanh tại vị trí quận trung tâm thành phố.

Theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Mỗi nhân viên có thể tiết kiệm thời gian di chuyển, có thể làm việc tại nhà, quán cafe hay bất cứ nơi nào họ cảm thấy thoải mái.

Sử dụng văn phòng ảo có hợp pháp không là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ quan tâm. Theo điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020 có nói, mỗi doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh phải đảm bảo có trụ sở chính ở Việt Nam, đây phải là địa chỉ để liên lạc chính với doanh nghiệp và được xác định theo đơn vị địa giới hành chính. Vì vậy, việc đăng ký kinh doanh thông qua địa chỉ văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp và không trái với bất kỳ quy định nào của pháp luật.

• Các doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) có mong muốn tối ưu hoá chi phí và nhân sự; sử dụng tài nguyên và nguồn lực sẵn có.
• Các tổ chức, cá nhân đã và đang chuẩn bị cho quá trình thành lập doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp mới vừa thành lập.
• Các tổ chức, cá nhân mong muốn tìm một vị trí đắc địa để quảng cáo cho hình ảnh doanh nghiệp.
• Các doanh nghiệp đang tăng trưởng mạnh và có dự định mở thêm chi nhánh, mở rộng thị trường.
• Các cá nhân hoặc nhóm các freelance đang trong quá trình thực hiện dự án.
• Các doanh nghiệp đa quốc gia đang tìm hiểu, thăm dò, xâm nhập thị trường đang tìm kiếm một không gian để nhân viên có thể tập trung làm việc, thảo luận.

Thông tin về bên cho thuê và bên thuê, gồm những nội dung sau

1. Họ và tên hoặc tên của doanh nghiệp.
   Trụ sở/ Địa chỉ.
   SĐT liên hệ/ Fax/ Email.
   Mã số thuế doanh nghiệp.
   CMND/CCCD/ Hộ chiếu.
   Người đại diện pháp luật/ chức vụ.
2. Mục đích và đối tượng cho thuê:
   Diện tích sử dụng.
   Mục đích sử dụng chính.
   Địa điểm.
3. Giá thuê và chi phí duy trì hàng tháng.
4. Phương thức thanh toán.
5. Thời gian thuê.
6. Điều kiện gia hạn về thời gian thuê.
7. Quyền và nghĩa vụ của hai bên.
8. Phương thức giải quyết tranh chấp.
9. Trách nhiệm nếu vi phạm hợp đồng.

1. Giảm thiểu được tối đa chi phí, rẻ hơn 90% so với văn phòng truyền thống.
2. Địa chỉ nằm ngay trung tâm, uy tín. Do đó, sẽ thuận tiện cho việc tìm kiếm của đối tác và khách hàng, giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, uy tín, chuyên nghiệp và giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi giao dịch và làm việc.
3. Đội ngũ nhân viên, lễ tân chuyên nghiệp. Tất cả thông tin, thư tín sẽ được nhân viên gửi email trực tiếp đến chủ doanh nghiệp thông qua báo cáo ngày.�
4. Cung cấp đầy đủ các trang thiết bị văn phòng, nội thất để đảm bảo cho quá trình làm việc diễn ra thuận lợi, năng suất.
5. Thời gian làm việc linh hoạt, nhân viên có thể làm việc mọi nơi, mọi lúc mà không cần phải đến văn phòng.�

1. Tìm hiểu cụ thể và chi tiết về công ty và dịch vụ thuê văn phòng ảo mà công ty đó cung cấp. Bởi vì, đây là một loại dịch vụ chưa được pháp luật quy định cụ thể, rõ ràng. Do đó, việc bạn tìm kiếm, lựa chọn và sử dụng một công ty uy tín là một điều rất quan trọng và cần thiết.
2. Hiểu đầy đủ và chính xác tất cả thông tin mà nhân viên trao đổi và tư vấn. Nếu có thắc mắc bất kỳ chỗ nào phải hỏi ngay để tránh những trường hợp rủi ro.
3. Hoàn thành đầy đủ tất cả các nghĩa vụ về mặt tài chính với Nhà nước. Mặc dù, việc sử dụng văn phòng ảo chỉ là một địa điểm giao dịch gián tiếp nhưng tất cả thông tin về chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp là hoàn toàn chính xác. Vì vậy, phải đảm bảo chấp hành những quy định của Nhà Nước và Pháp Luật.